Polityka prywatności

Naszym naczelnym celem jest dbałość o prywatność, dlatego chcemy, abyście Państwo czuli się bezpiecznie i komfortowo w czasie korzystania z naszych usług.

Poniżej przedstawiamy zbiór najważniejszych informacji o zasadach przetwarzania przez GSW LEGAL danych osobowych, w tym w związku z prowadzeniem strony internetowej, korespondencją e-mail, newsletterem, profilami kancelarii w serwisach LinkedIn, Facebook i Instagram oraz procesami rekrutacyjnymi, a także o zasadach zbierania informacji zawartych w plikach cookies.

Niniejsza polityka prywatności ma na celu zapewnienie pełnej przejrzystości w zakresie sposobu, w jaki gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy i chronimy Państwa dane osobowe.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem strony www.gswlegal.pl, poczty elektronicznej, newslettera, profili kancelarii w mediach społecznościowych oraz w toku świadczenia naszych usług i procesów rekrutacyjnych jest spółka: GSW Legal Szalc i Wspólnicy Sp. k. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wiktorskiej 65, 02-587 Warszawa, KRS: 0000388385, NIP: 5252508723, REGON: 142968770 (dalej: GSW LEGAL lub Administrator).

Administrator jest odpowiedzialny za zapewnienie, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Kontakt

W zakresie spraw związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem danych:

• e-mail: gsw@gswlegal.pl
• telefon: +48 22 480 80 77
• adres korespondencyjny: GSW Legal Szalc i Wspólnicy Sp. k., ul. Wiktorska 65, 02-587 Warszawa

Wszelkie pytania, wątpliwości oraz żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na powyższe dane kontaktowe.

3. Tajemnica zawodowa i poufność informacji

Jako kancelaria prawna GSW LEGAL jest zobowiązana do zachowania tajemnicy zawodowej wynikającej z przepisów o wykonywaniu zawodu radcy prawnego i adwokata oraz innych przepisów regulujących wykonywanie zawodów zaufania publicznego.

a. Zakres tajemnicy zawodowej

Tajemnicą zawodową objęte są w szczególności:

• wszelkie informacje dotyczące powierzonych spraw, uzyskane w związku z udzielaniem pomocy prawnej, bez względu na formę utrwalenia,
• treść udzielonych porad prawnych i opinii,
• dokumenty, korespondencja i materiały przekazane kancelarii przez klientów lub osoby trzecie w związku ze świadczeniem pomocy prawnej,
• informacje uzyskane w toku postępowań sądowych, administracyjnych i innych, w których kancelaria uczestniczy w imieniu klienta.

b. Obowiązek zachowania poufności

Wszyscy prawnicy, współpracownicy oraz personel kancelarii są zobowiązani do zachowania tajemnicy zawodowej i poufności informacji. Obowiązek ten obowiązuje bezterminowo, również po zakończeniu współpracy z kancelarią, obejmuje zakaz udostępniania informacji osobom nieuprawnionym oraz obowiązek stosowania odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w celu ochrony poufnych informacji.

c. Relacja między tajemnicą zawodową a przepisami o ochronie danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych w ramach udzielania pomocy prawnej odbywa się z poszanowaniem zarówno przepisów RODO, jak i przepisów regulujących tajemnicę zawodową. Tajemnica zawodowa może stanowić podstawę do ograniczenia niektórych praw osób, których dane dotyczą, jeśli realizacja tych praw pozostawałaby w sprzeczności z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

d. Wyjątki od zachowania tajemnicy zawodowej

Tajemnica zawodowa może zostać uchylona wyłącznie w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa, w tym na podstawie prawomocnego orzeczenia właściwego sądu lub organu oraz w sytuacjach przewidzianych w przepisach szczególnych.

4. Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

a. Wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) – nawiązanie współpracy, świadczenie usług prawnych, realizacja zleceń klienta, rozliczenia.

b. Wykonanie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) – obowiązki wynikające z przepisów o radcach prawnych i adwokaturze, obowiązki rachunkowo-podatkowe, archiwizacyjne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

c. Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO):

I. ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
II. cele analityczne i statystyczne,
III. odpowiadanie na korespondencję i zapytania, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej i mediów społecznościowych,
IV. marketing bezpośredni własnych usług,
V. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i systemów informatycznych,
VI. prowadzenie profili kancelarii w serwisach LinkedIn, Facebook i Instagram,
VII. prowadzenie procesów rekrutacyjnych, w tym z wykorzystaniem zewnętrznych portali rekrutacyjnych.

d. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, a w zakresie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną -w związku z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej) – subskrypcja newslettera, uczestnictwo w wydarzeniach, cookies analityczne i marketingowe, przetwarzanie danych kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji.

5. Korespondencja e-mail i kontakt z kancelarią

Administrator przetwarza dane osobowe zawarte w korespondencji kierowanej do kancelarii oraz od niej wychodzącej, niezależnie od kanału.

Zakres danych: adres e-mail nadawcy i odbiorców, imię i nazwisko, stopień lub tytuł zawodowy, dane pracodawcy i stanowisko, treść wiadomości i załączników, metadane wiadomości.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b), c) i f) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO, gdy korespondencja zawiera szczególne kategorie danych niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane osób trzecich: jeżeli w treści lub załącznikach przekazują Państwo dane osób trzecich, administrator przetwarza je jako dane pozyskane w sposób inny niż od osoby, której dotyczą (art. 14 RODO). Realizacja obowiązku informacyjnego wobec tych osób może zostać wyłączona na podstawie art. 14 ust. 5 lit. d) RODO, gdy dane objęte są tajemnicą zawodową.

Okres przechowywania: korespondencja niezwiązana ze sprawą – 3 lata od ostatniej wymiany wiadomości; korespondencja włączona do akt sprawy – zgodnie z rozdziałem 14.

Bezpieczeństwo: administrator stosuje szyfrowanie transmisji i kontrolę dostępu do skrzynek. Poczta elektroniczna nie zapewnia pełnej poufności; przy przekazywaniu dokumentów objętych tajemnicą zawodową administrator może zaproponować bezpieczniejszy kanał doręczenia.

6. Profile kancelarii w mediach społecznościowych

GSW LEGAL prowadzi profile w serwisach LinkedIn, Facebook oraz Instagram.

Cele i podstawy prawne: prowadzenie profilu, promocja działalności, publikacja treści eksperckich, komunikacja z użytkownikami, analiza statystyk – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, a w zakresie treści publikowanych dobrowolnie przez użytkownika – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Zakres danych: identyfikator i nazwa profilu, zdjęcie profilowe, treść komentarzy, reakcji i wiadomości, zbiorcze dane statystyczne udostępniane przez operatora serwisu.

Współadministrowanie: w zakresie przetwarzania danych do celów statystycznych i reklamowych Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami danych zgodnie z art. 26 RODO w odniesieniu do Facebooka i Instagrama. Analogiczny model dotyczy LinkedIn Ireland Unlimited Company w zakresie statystyk strony.

Podział obowiązków: operator serwisu odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych na potrzeby statystyk oraz zapewnienie realizacji praw osób, których dane dotyczą; Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych publikowanych na profilu i obsługę żądań kierowanych bezpośrednio do kancelarii.

Realizacja praw: mogą Państwo skorzystać ze swoich praw zarówno wobec kancelarii, jak i bezpośrednio wobec operatora serwisu.

Cookies: odwiedzenie profilu wiąże się z zapisaniem na urządzeniu plików cookies stosowanych przez operatora serwisu.

Przekazywanie poza EOG: korzystanie z serwisów społecznościowych może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG, w szczególności do USA, na podstawie mechanizmów wskazanych w rozdziale 13.

Okres przechowywania: treści publikowane przez użytkowników – do czasu ich usunięcia; wiadomości prywatne – 3 lata od ostatniej wymiany.

Prosimy o niezamieszczanie w komentarzach ani w wiadomościach prywatnych informacji objętych tajemnicą zawodową ani danych wrażliwych. Kancelaria nie udziela za pośrednictwem mediów społecznościowych porad prawnych.

7. Newsletter i komunikacja marketingowa

Kancelaria może prowadzić newsletter zawierający informacje o zmianach w prawie, publikacjach, wydarzeniach i usługach kancelarii.

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. a) i f) RODO oraz art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej, przy czym do uzyskania zgody stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych (art. 400 PKE).

Charakter zgody: dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna, odbierana odrębnie dla każdego kanału komunikacji, niebędąca warunkiem skorzystania z innych usług kancelarii. Kancelaria stosuje mechanizm double opt-in.

Adresaci: zasady stosuje się wobec osób fizycznych, przedsiębiorców i osób prawnych, zgodnie z art. 398 PKE.

Zakres danych: adres e-mail, opcjonalnie imię, nazwisko, nazwa podmiotu, dane techniczne wysyłki.

Rezygnacja: w każdej chwili, poprzez link w wiadomości lub e-mail na adres gsw@gswlegal.pl.

Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody, a następnie wyłącznie do celów dowodowych, przez okres przedawnienia roszczeń.

8. Rekrutacja

Administrator przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy oraz kandydatów do współpracy na innej podstawie niż stosunek pracy w związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi.

Podstawy prawne:

a. art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie danych obowiązkowych, których administrator ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
b. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w zakresie niezbędnym do podjęcia działań przed zawarciem umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
c. art. 22¹a § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych innych niż wymagane przepisami prawa pracy, w tym danych podanych dobrowolnie w CV, liście motywacyjnym lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej,
d. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – odrębna zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Zakres danych. Zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy Administrator żąda od kandydata podania: imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych wskazanych przez kandydata, a w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku – także wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Kandydat może dobrowolnie przekazać dodatkowe dane w ramach składanej aplikacji; ich przetwarzanie odbywa się wówczas na podstawie zgody wyrażonej poprzez fakt ich przekazania administratorowi.

Zakaz żądania danych nadmiarowych. Administrator nie żąda od kandydatów danych wykraczających poza zakres wskazany w przepisach prawa pracy, w szczególności danych dotyczących stanu zdrowia, orientacji seksualnej czy planów rodzinnych. Dane dotyczące karalności są przetwarzane wyłącznie wówczas, gdy obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych właściwych dla danego stanowiska.

Dobrowolność zgody. Brak zgody na przetwarzanie danych wykraczających poza zakres ustawowy lub jej wycofanie nie może stanowić podstawy niekorzystnego traktowania kandydata ani przyczyny odmowy zatrudnienia.

Korzystanie z zewnętrznych portali rekrutacyjnych. Administrator może prowadzić rekrutację z wykorzystaniem zewnętrznych portali i platform rekrutacyjnych (np. serwisów ogłoszeniowych, systemów typu ATS, portali branżowych i portali społecznościowych ukierunkowanych na rekrutację). W takim przypadku:

I. dane osobowe kandydata mogą zostać przekazane administratorowi przez portal rekrutacyjny, za pośrednictwem którego kandydat złożył aplikację, na podstawie regulaminu danego portalu zaakceptowanego przez kandydata,
II. w zakresie, w jakim portal rekrutacyjny przetwarza dane osobowe kandydatów wyłącznie na polecenie i na rzecz administratora (np. udostępniając administratorowi panel do zarządzania aplikacjami, przechowując zgłoszenia lub umożliwiając komunikację z kandydatami), administrator zawiera z operatorem takiego portalu umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO,
III. jeżeli operator portalu rekrutacyjnego samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych kandydatów (np. w zakresie utworzenia i prowadzenia konta użytkownika w serwisie, własnych baz kandydatów lub usług dodatkowych oferowanych niezależnie od zlecenia administratora), operator ten działa jako odrębny administrator danych w tym zakresie, a zasady przetwarzania określa jego własna polityka prywatności,
IV. administrator dokonuje weryfikacji operatorów portali rekrutacyjnych pod kątem zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych przed rozpoczęciem współpracy oraz zamieszcza w ogłoszeniach rekrutacyjnych publikowanych za pośrednictwem takich portali odesłanie do niniejszej polityki prywatności lub odrębną klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych w danym procesie rekrutacyjnym.

Weryfikacja danych. Administrator nie weryfikuje informacji przekazanych przez kandydata u jego poprzednich pracodawców ani w innych podmiotach bez odrębnej zgody kandydata na taką weryfikację.

Okres przechowywania. Dane osobowe zgromadzone w toku rekrutacji, niezależnie od tego, czy zostały pozyskane bezpośrednio od kandydata, czy za pośrednictwem zewnętrznego portalu rekrutacyjnego, przechowywane są do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a następnie – przez okres 3 miesięcy, odpowiadający terminowi dochodzenia roszczeń z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu, chyba że kandydat wyraził odrębną zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji – wówczas dane przechowywane są przez okres 12 miesięcy od dnia wyrażenia zgody lub do jej wycofania. Powyższe nie dotyczy danych przechowywanych przez operatora portalu rekrutacyjnego we własnym zakresie, jako odrębnego administratora – w takim przypadku okres przechowywania określa polityka prywatności tego operatora.

Prawa kandydata. Kandydatowi przysługują prawa opisane w rozdziale 16, w tym prawo do informacji, czy i w jakim zakresie jego dane są przetwarzane po zakończeniu rekrutacji, oraz prawo żądania ich usunięcia. W zakresie danych przetwarzanych przez portal rekrutacyjny działający jako odrębny administrator, żądania należy kierować bezpośrednio do tego podmiotu.

9. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 22 RODO, które skutkowałoby decyzjami wywołującymi skutki prawne wobec osób, których dane dotyczą. W ramach mediów społecznościowych i newslettera może dochodzić do profilowania w postaci analizy aktywności, prowadzonego przez operatorów tych serwisów; profilowanie to nie wywołuje wobec Państwa skutków prawnych.

10. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL, numer dokumentu tożsamości,
• dane kontaktowe: adres, adres e-mail, numer telefonu,
• dane związane ze współpracą: nazwa firmy, stanowisko, NIP, REGON,
• dane finansowe: numer rachunku bankowego, historia płatności,
• dane dotyczące sprawy: informacje niezbędne do świadczenia pomocy prawnej, dokumenty, korespondencja,
• dane techniczne: adres IP, dane z logów, cookies,
• dane z profili w mediach społecznościowych: identyfikator profilu, treść komentarzy i wiadomości,
• dane subskrybentów newslettera: adres e-mail, dane o interakcji z wysyłką,
• dane kandydatów do pracy: imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg zatrudnienia, dane zawarte w CV i liście motywacyjnym, w tym dane pozyskane za pośrednictwem zewnętrznych portali rekrutacyjnych.

11. Źródła pochodzenia danych osobowych

• bezpośrednio od osób, których dane dotyczą,
• od podmiotów trzecich – gdy osoba jest reprezentowana przez inny podmiot,
• z publicznie dostępnych rejestrów – KRS, CEIDG,
• z profili kancelarii w mediach społecznościowych,
• automatycznie -poprzez cookies i logi systemowe,
• od kandydatów do pracy – w ramach składanych aplikacji, oraz od zewnętrznych portali i platform rekrutacyjnych, za pośrednictwem których kandydat złożył aplikację.

12. Odbiorcy danych osobowych

Sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Podwykonawcy administratora (podmioty przetwarzające dane na podstawie umowy powierzenia zawartej z administratorem): dostawcy usług informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej, usług pocztowych i kurierskich, księgowych, bankowych, windykacyjnych, dostawcy narzędzi do wysyłki newsletterów, dostawcy platform mediów społecznościowych – w zakresie objętym współadministrowaniem opisanym w rozdziale 6, oraz operatorzy zewnętrznych portali i systemów rekrutacyjnych (ATS) – w zakresie, w jakim przetwarzają dane osobowe kandydatów wyłącznie na polecenie administratora, na podstawie zawartej z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

Inne podmioty: kontrahenci administratora, podmioty nabywające wierzytelności, ubezpieczyciele, a także operatorzy zewnętrznych portali rekrutacyjnych działający jako odrębni administratorzy danych w zakresie opisanym w rozdziale 8.5 lit. c).

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator ogranicza przekazywanie danych poza EOG do przypadków niezbędnych, w szczególności w związku z prowadzeniem profili w mediach społecznościowych oraz korzystaniem z narzędzi analitycznych i wysyłkowych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów przewidzianych w art. 46 RODO.

14. Czas przetwarzania danych osobowych

• dane związane z umową – przez okres jej trwania oraz okres niezbędny do rozliczenia i dochodzenia roszczeń,
• dokumenty księgowe i podatkowe – 5 lat,
• dokumenty związane z wykonywaniem zawodu radcy prawnego lub adwokata – 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, zgodnie z art. 5c ustawy o radcach prawnych,
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu jego realizacji, nie dłużej niż okres przedawnienia roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia,
• korespondencja e-mail – zgodnie z rozdziałem 5
• dane z mediów społecznościowych i newslettera – zgodnie z rozdziałami 6 i 7
• dane kandydatów do pracy – zgodnie z rozdziałem 8
• dane techniczne i logi systemowe – nie dłużej niż 12 miesięcy.

15. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje kontrolę dostępu, szyfrowanie danych przesyłanych za pośrednictwem serwisu, regularne kopie zapasowe, ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, monitoring bezpieczeństwa oraz umowy powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami, w tym z operatorami zewnętrznych portali rekrutacyjnych działającymi na zlecenie Administratora.

16. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Prawo do sprzeciwu nie przysługuje w przypadku danych pozyskanych przez radcę prawnego lub adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Żądania można kierować na dane kontaktowe wskazane w rozdziale 2; Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca.

17. Pliki cookies

Administrator wykorzystuje pliki cookies sesyjne (niezbędne do funkcjonowania serwisu), stałe (zapamiętujące preferencje), analityczne i marketingowe (na podstawie zgody) oraz cookies serwisów społecznościowych związane z osadzonymi na stronie wtyczkami do LinkedIn, Facebooka i Instagrama. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą przeglądarki internetowej.

18. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa lub rozwojem serwisu. O istotnych zmianach administrator poinformuje poprzez zamieszczenie zaktualizowanej treści na stronie internetowej.

Data ostatniej aktualizacji: [sierpień 2026].