Procedura KYC w praktyce – czyli najczęstsze pytania banków i jak się do nich przygotować?

Otrzymanie od banku obszernego formularza z listą pytań i żądaniem dostarczenia dokumentów „na jutro” to dzisiaj jeden z najczęstszych punktów zapalnych w relacjach przedsiębiorcy z instytucjami finansowymi. 

Niedotrzymanie krótkiego terminu wyznaczonego przez bank lub przekazanie niepełnych wyjaśnień bardzo często kończy się blokadą rachunku bankowego lub odcięciem poszczególnych osób od dostepu do systemu bankowości elektronicznej. 

Procedura KYC (z angielskiego “know your client” - “poznaj swojego klienta”) wynika bezpośrednio z ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML).  Banki stosują ją coraz częściej w celu identyfikacji podejrzanych transakcji, weryfikacji źródełfinansowania czy zapobiegania praniu brudnych pieniędzy. Dlatego warto przygotować się do niej za wczasu. 

W praktyce banki sięgają po KYC coraz częściej i w coraz szerszym zakresie przy: 

• zakładaniu rachunków bankowych, 

• aktualizacji danych posiadacza rachunku, 

• większych transakcjach bankowych, 

• dużej ilości drobnych transakcji bankowych, 

• podczas okresowego weryfikowania przedsiębiorców (bez konkretnego powodu). 

Aby przybliżyć ten temat i wskazać na co warto sie już teraz przygotować - omawiamy 7 najczęściej zadawanych pytan.  

1. Kto reprezentuje spółkę i na jakiej podstawie?

Bank zwykle pyta  o aktualny skład zarządu, dane poszczególnych członków zarządu, sposób reprezentacji przez nich spółki, a także o źródło i zakres umocowania pełnomocników spółki i pracowników/współpracowników faktycznie kontaktujące się z bankiem.  

Jak się przygotować? 

Warto mieć pod „ręką”, np. w specjalnie przygotowanym i odpowiednio zabezpieczonym katalogu na dysku: 

• aktualny odpis KRS spółki oraz umowę spółki,  

• uchwały o powołaniu członków zarządu,  

• szczegółowe dane członków zarządu (w tym numery identyfikacyjne, serię i numer dokumentu tożsamości, organ go wydający, datę ważność, aktualny adres zamieszkania, aktualny adres do korespondencji, kraj obywatelstwa i kraj zamieszkania) 

•  dokumenty / skany wszystkich udzielonych pełnomocnictw i szczegółowe dane pełnomocników oraz szczegółowe dane pracowników/współpracowników reprezentujących spółkę w ramach bieżącej współpracy.  

Wskazówka praktyczna: 

Jeżeli członek zarządu lub inna osoba upoważniona do reprezentacji spółki jest cudzoziemcem, uzyskanie wymaganych informacji i dokumentów, może być bardzo czasochłonne i trudne do sprostania, przy krótkich terminach wyznaczanych przez bank. Zwłaszcza jeżeli bank wymagadokumentów z apostille albo legalizacji dostarczonych dokumentów.  

2. Kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki?

Beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem, w szczególności przez własność udziałów, głosów albo inne uprawnienia pozwalające wywierać decydujący wpływ na spółkę.  

Bank najczęściej bada, czy dana osoba fizyczna posiada bezpośrednio lub pośrednio więcej niż 25% udziałów albo głosów w spółce, ale nie ogranicza się wyłącznie do progu procentowego. Istotna może być także kontrola spółki przez spółki pośrednie, porozumienia wspólników, uprzywilejowanie udziałów, uprawnienia osobiste albo faktyczny wpływ na decyzje spółki. 

Jak się przygotować? 

Przygotuj czytelny  schemat właścicielski, poczynając od polskiej spółki, przez wszystkie spółki w łańcuchu właścicielskim, aż do osób fizycznych będących właścicielami ostatecznymi, mającymi prawa głosu czy też inną formę kontroli pośredniej nad ostatnią spółką w łańcuchu.  

Przykład struktury: 

• AAA sp. z o.o.; 

• BBB sp. z o.o.; która posiada 100% udziałów w AAA sp. z o.o.; 

• CCC sp. z o.o. która posiada 50% udziałów w BBB sp. z o.o.; 

• Pan Jan Kowalski, który posiada tylko 10% udziałów, ale 30% głosów w CCC sp. z o.o. i Pani Joanna Kowalska, która posiada 50% udziałów i 50% głosów w CCC sp. z o.o. 

Do schematu dołącz listy wspólników, w poszczególnych spółkach wchodzących w skład struktury właścicielskiej, ich umowy spółek, odpisy z rejestrów (zwłaszcza, gdy spółki są zagraniczne), inne dokumenty pokazujące łańcuch własności/posiadane przez wspólników uprawnienia orazprzygotowane zawczasu dokładne uzasadnienie, dlaczego dana osoba została wskazana jako ostateczny beneficjent rzeczywisty. 

3. Czy dane w CRBR są aktualne i zgodne ze strukturą właścicielską?

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne, spółki akcyjne niepubliczne, spółki osobowe oraz inne podmioty wskazane w Ustawie o AML mają obowiązek  zgłaszania i aktualizowana danych beneficjentów rzeczywistych w Centralnym Rejestrze BeneficjentówRzeczywistych („CRBR”). Banki bardzo często weryfikują zgodność danych ujawnionych w CRBR z danymi ujawnionymi w KRS, innych rejestrach publicznych i niepublicznych, oraz informacjami i dokumentami otrzymanymi od klienta, jak również dopytują się klientów banku czy daneujawnione w CRBR na pewno są aktualne. 

Jak się przygotować?  

• Weryfikuj CRBR na bieżąco: Po każdej sprzedaży udziałów w jednej ze spółek znajdujacej się w strukturzewłaścicielskiej, zmianie umowy spółki, czy też danych spółki w rejestrze KRS należy sprawdzić czy zmiana danych nie podlega zgłoszeniu do CRBR; 

Gromadź dokumentacje źródłową: Jeżeli nastąpiła sprzedaż udziałów czy też zmiana wspólnika w jakiejkolwiek spółce wykazanej w strukturze właścicielskiej (w tym utworzenie nowych udziałów, przymusowy odkup itp.), zmiana zarządu albo reorganizacja grupy, upewnij się, czy zmiananie podlega zgłoszeniu do CRBR. Pamiętaj o zachowaniu dokumentacji! Bank moze jej zarządać w ramach kontrolii AML.  

4. Jaki jest cel rachunku i charakter działalności spółki?

Bank analizuje tzw.  „cel rachunku i zamierzony charakter działalności” oraz prowadzi „bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych”. Pytania najczęściej dotyczą przedmiotu działalności, walut, głównych kontrahentów, krajów operacyjnych oraz przewidywanego wolumenuobrotów.  

Jak się przygotować?  

Przygotuj krótkie i zwięzłe wyjaśnienie modelu biznesowego spółki: czym spółka się zajmuje, w jakich sektorach, na jakich rynkach / w jakich krajach, skąd ma dostawców i klientów oraz jakie transakcje będą typowe dla spółki. Pomocne są przykładowe umowy z kontrahentami, faktury, opis usługi lub produktu, strona internetowa, prezentacja biznesowa albo biznesplan.  

Wskazówka! 

Zachowaj umiar. Przekazuj bankowi jedynie  wymagane informacje z jednoczesną ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa, informacji poufnych i modelu biznesowego. Opieraj się przede wszystkim na informacjach dostępnych publicznie. 

5. Skąd pochodzą środki?

Pytanie o źródło pochodzenia środków pojawia się szczególnie przy wysokich wpływach, dużej ilości niewielkich wpływów (zwłaszcza z tego samego lub zbliżonych źródeł), transakcjach nietypowych, finansowaniu udziałowca, pożyczkach wspólników, dopłatach, podwyższeniu kapitałualbo transakcjach międzynarodowych. Ustawa o AML przewiduje bowiem dla banków obowiązek bieżącego monitorowania relacji z klientem, w tym badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych w przypadkach uzasadnionych okolicznościami.  

Jak się przygotować?  

Należy mieć kompletna dokumentację potwierdzającą finansowanie, m.in.:   

• umowy sprzedaży aktywów, umowy o współpracy,  

• Faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów i inne dokumenty księgowe, 

• umowę pożyczki i uchwałę o dopłatach,  

• dokumenty dotyczące podwyższenia kapitału,  

• dokumenty potwierdzające dochody udziałowca.  

6. Czy członek zarządu, wspólnik albo beneficjent rzeczywisty jest PEP?

PEP to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne, np. członek rządu, parlamentu, ambasador, wyższy oficer sił zbrojnych, członek organu spółki Skarbu Państwa lub osoba pełniąca istotną funkcję w organizacji międzynarodowej.  

W sytuacji gdy członek zarządu, wspólnik lub beneficjent rzeczywisty spółki jest PEP, jak również gdy bliscy członkowie ich rodziny są PEP, Bank będzie oczekiwał od klienta dodatkowego oświadczenie zgodnego z Ustawą o AML i wzorem stosowanym przez bank. Należy także pamiętać, iżw przypadku występowania PEP bank stosuje wobec spółki dodatkowe środki weryfikacyjne i bezpieczeństwa.  

Jak się przygotować? 

Sprawdź status PEP w strukturze z wyprzedzeniem.   Jeśli w organach lub wśród wspólników występuje taka osoba, uzyskaj  stosowne ankiety od banku oraz przygotuj  dokumenty potwierdzające źródło majątku oraz źródło środków dla PEP. 

7. Gdzie spółka, wspólnicy lub osoby kontrolujące mają rezydencję podatkową?

Weryfikacja rezydencji podatkowej wynika wyłącznie z Ustawy o AML. Banki jako instytucje finansowe realizują także obowiązki dotyczące automatycznej wymiany informacji podatkowych. Na żądanie banku posiadacz rachunku oraz osoba kontrolująca (beneficjent rzeczywisty) sąobowiązani składać oświadczenia o rezydencji podatkowej i przedstawiać wymagane dokumenty.  

Jak się przygotować?  

Ustal rezydencję podatkową własną oraz osób kontrolujących (beneficjentów rzeczywistych), przygotuj  numery NIP, TIN oraz inne numery identyfikacji podatkowej obowiązujące w innych krajach, adresy siedziby/ zamieszkania oraz informacje wymagane w formularzach CRS/FATCA. Przy strukturach zagranicznych warto wcześniej ustalić, czy wspólnik jest aktywnym czy pasywnym NFE, bo bank może również o to zapytać. 

Jak, w takim razie,bezpiecznie przejść przez procedurę KYC? 

Przygotowanie kompletnej dokumentacji z wyprzedzeniem minimalizuje ryzyko blokady rachunku bankowego oraz chroni firmę przed niepotrzebnym paraliżem operacyjnym. Jeśli natomiast bank już wszczął procedurę kontrolną:  

Nie zwlekaj z reakcją: jak najszybciej ustal jakich informacji i dokumentów oczekuje bank, a w zakresie informacji i dokumentów, których nie posiadasz lub nie uzyskasz w wyznaczonym terminie, negocjuj  z bankiem przedłużenie terminu ich przedstawienia.  

Weryfikuj zakres żąda: sprawdź czy bank ma prawo do żądania wszystkich wymaganych informacji i dokumentów, aby chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, jego informacje poufne oraz interes gospodarczy. 

Ustawa o AML daje bankom bardzo szeroki zakres uprawnień kontrolnych, rodząc jednocześnie znaczące ryzyka po stronie przedsiębiorców (zwłaszcza zablokowanie rachunku bankowego lub ujawnienie informacji poufnych), dlatego warto poprosić o wskarcie specjalistów. NIe tylkoprzy juz prowadzonych kontrolach ale również, aby przygotować się na nie.